Veranstaltungsplaner – optiMICE 

Wie Sie ohne Aufwand, die beste Location, das beste Hotel für Ihre Veranstaltung im In und Ausland finden und Ihre Gäste begeistern.

Das Beste: Der Service ist für Sie kostenneutral und Sie sparen Zeit.

Wir machen Ihre Veranstaltung
digital außergewöhnlich

Was ist der einfachste Weg, die passende Location, das passende Hotel zu finden?

Sie sind Marketing- oder Event-Manager(in) oder Vorstandssekretär(in) und Sie haben die Aufgabe, eine Veranstaltung zu planen?

Sie sollen…

… die perfekte Location finden?
… das passende Hotel buchen?
Transportmöglichkeiten arrangieren?
… und die Veranstaltung planen?

Was wäre, wenn die Location- und Hotelsuche so einfach wie das Starten Ihres Computers wäre und Sie Ihnen innerhalb von 1 Woche die passenden Optionen vorgeschlagen bekommen?

Genau das macht optiMICE für Sie – und zwar kostenneutral!

Als Agentur mit Veranstaltungsexperten und über 18 Jahren Expertise, finden wir für Sie international die passende Location mit Hotel für Ihre Veranstaltung.

professionelle Veranstaltungsexperten

Jahre Erfahrung in der Hotelbranche

internationale Locations erfolgreich gefunden

Profitieren Sie von unserem internationalem Netzwerk

Sie werden in 90 Ländern dieser Welt betreut.

Bis zu 20% Rabatt
durch unsere Verbindungen

Unsere Verbindung zu vielen Dienstleistern, sowie die Bündelung der Einkaufsmenge aller Veranstaltungen, ermöglichen Ihnen garantiert einen Rabatt von 5%. Oftmals können wir bis zu 20% anbieten.

Internationale Betreuung und Organisation auf Augenhöhe

Kommt es bei Ihnen kurzfristig zu Änderungen, finden wir trotzdem eine neue Möglichkeit für Location, Hotel und Transport. Sie erhalten -den Anzug nach Maß- nicht die Ware von der Stange.

Durch optiMICE konnten wir deutlich mehr Kosten und Zeit einsparen. Wir freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte mit optiMICE!

Julio Brehme
AXA Konzern AG

Hier wird professionelle Dienstleistung in der Hotel und Locationsuche gelebt und unser Alltag dadurch optimiert.

Danika Ziegener
Sysmex Europe GmbH

Wir sind dank optiMICE an die perfekte Location gekommen, die wir vorher mit üblichen Recherche-Möglichkeiten nicht gefunden haben.

Kai Pöhler
Vereinigter Papierfachverbund München e.V.

Wenn Sie ohne optiMICE planen und suchen

Hin und wieder glauben Veranstaltungsplanerinnen, dass Sie durch unseren Service, die Kontrolle über die Veranstaltung verlieren (was allerdings nicht der Fall ist) und deshalb unseren kostenneutralen Service nicht beanspruchen.

Unsere Erfahrung aus über 18 Jahren zeigt, dass dies zu folgendem Ergebnis führt.

  • weniger Auswahl 70% 70%
  • mehr Aufwand 30% 30%
  • höhere Kosten bis zu 20% bis zu 20%

SO FUNKTIONIERT ES

Wir suchen und planen, Sie genießen den Feierabend!

1. Bedarfsabfrage

In einem kurzem Telefonat ermitteln wir den Bedarf für Ihre Veranstaltung so genau wie möglich um Ihr gewünschtes Ziel zu erreichen.

3. Location-Präsentation

Wir liefern Ihnen 3-5 Angebote und beraten Sie transparent, übersichtlich und detailliert warum diese besonders sind und warum andere Optionen nicht funktionieren.

5. Veranstaltung genießen

Zum Schluss können Sie die Veranstaltung Stressfrei in der für Sie besten Location genießen.

2. Suche der Location

Mithilfe unseres erfahrenen Netzwerks und modernster Technologie, finden wir anhand Ihres Bedarfs, die richtigen Dienstleister mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis.

4. Vertrag und Buchung

In enger Absprache mit Ihnen werden die bevorzugten Angebote ausgewählt und in Vertragsform vorgelegt. Wir geben Empfehlungen zu einzelnen Vertragsinhalten und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

1. Bedarfsabfrage

In einem kurzem Telefonat ermitteln wir den Bedarf für Ihre Veranstaltung so genau wie möglich um Ihr gewünschtes Ziel zu erreichen.

2. Suche der Location

Mithilfe unseres erfahrenen Netzwerks und modernster Technologie, finden wir anhand Ihres Bedarfs, die richtigen Dienstleister mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis.

3. Location-Präsentation

Wir liefern Ihnen 3-5 Angebote und beraten Sie transparent, übersichtlich und detailliert warum diese besonders sind und warum andere Optionen nicht funktionieren.

4. Vertrag und Buchung

In enger Absprache mit Ihnen werden die bevorzugten Angebote ausgewählt und in Vertragsform vorgelegt. Wir geben Empfehlungen zu einzelnen Vertragsinhalten und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

5. Veranstaltung genießen

Zum Schluss können Sie die Veranstaltung Stressfrei in der für Sie besten Location genießen.

Jetzt die perfekte Location finden

N

Organisation von Hotelzimmern und Veranstaltungsflächen, in von Ihnen definierten Destinationen.

N

Online Registrierung und Zahlungsabwicklung der Hotelzimmer für Ihre Teilnehmer und Gäste.

N

Komfortabler Transport innerhalb der gewählten Destination

N

Suche und Verhandlung weiterer Dienstleister wie Technik, Logistik, Transport und mehr.

N

Detaillierte Kostenanalyse pro Veranstaltung, Abrechnungszeitraum und Teilnehmerzahl

N

Keine Kosten: Unsere Arbeit kompensieren die Hotels mit Vermittlungsprovisionen

100%
Service

Ganz NEU: Wir machen Ihr Event digital außergewöhnlich

N

Informieren Sie Ihre Teilnehmer über Live Streams

N

Lassen Sie Ihre Teilnehmer untereinander und mit Ihrem Vertrieb kommunizieren

N

präsentieren Sie Ihre Produkte oder Services

N

Auswertung der Teilnahmen Ihrer Gäste bis ins das kleinste Detail

N

Erreichen Sie Ihre Zielgruppe auf der ganzen Welt in einem Event

N

Sparen Sie bis zu 80% der Kosten für eine herkömmliche Konferenz

 

Das engagierteste Team, das Sie finden werden!

Das gesamte Team setzt sich aus engagierten Veranstaltungsexperten zusammen, die wissen, was es bedeutet, die perfekte Location für Ihre Veranstaltung zu finden und dabei den Budgetplan nicht aus den Augen zu lassen.

Sven Wilfling

Managing Director

Tanja Wilfling

Managing Operations

Nora Truebestein

Manager Project Team

Miriam Pucker

Business Development
Manager – Deutschland

Karin Breitenstein

Business Development
Manager – Schweiz

{

Wir vertrauen bei unseren nationalen sowie internationalen Veranstaltungen und Kongressen immer gern auf die professionelle und individuelle Beratung, der Hotel- und Locationexperten bei optiMICE.

Melanie Decker

Head of Events – Parenteral Drug Association

Häufige Fragen zur Locationsuche

Warum entstehen auf meiner Seite keine Kosten?

Locations und Hotels nutzen Agenturen wie optiMICE für Neugeschäft und belohnen die Vermittlung mit einer Provision.
Diese wird allerdings nicht auf die Preise aufgeschlagen, ähnlich wie ein Vertriebsmitarbeiter einer Location die Preise auch nicht teurer macht.
Da die gesamte Branche so arbeitet, sind wir komplett unabhängig und konzentrieren uns alleine auf Ihren Bedarf!

Wie groß muss eine Veranstaltung sein, damit eine Zusammenarbeit starten kann?

Ab einer Veranstaltungsgröße von 20 Personen beginnen wir mit der Suche.

Behalte ich die Kontrolle über das Event?

Sie behalten die volle Kontrolle und nutzen unsere Arbeit für Ihren Entscheidungsprozess, die richtige Location, das richtige Hotel zu wählen.
Alle Verträge laufen weiterhin über Ihre Organisation, Sie bleiben am Ende die entscheidende Person für alle Belange der Organisation.

Arbeiten Sie mit bevorzugten Partnern?

Zuallererst kommt Ihr Bedarf und dann schauen wir, welche Location, welches Hotel für den Zeitraum und den Ort in Frage kommt.
Diese Entscheidung beeinflusst keine Partnerschaft mit irgendeiner Location oder einem Hotel.

Wir sind Spezialisten und übernehmen gerne für Sie die Suche nach der idealen Location für Ihr Firmenevent und führen die Vertragsverhandlung mit den Hotels und anderen Dienstleistern. Unsere Leistung ist für Sie kostenneutral.

Kontakt

optiMICE
Büchelstrasse 23
51570 Windeck-Gerressen

Tel.: +49 2243 923 900 8

E-Mail: swilfling(at)opti-mice.de

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