optiMICE unterstützt eine gelungenes Event zur Produkteinführung

Ein gelungenes Event zur Produkteinführung

Als Mitarbeiter der Marketingabteilung soll Daniel ein Event zur Produkteinführung vorbereiten. Bisher war er bei der Einführung eines neuen Produkts für die Kommunikation mit den Medien verantwortlich, erarbeitete Textvorlagen, koordinierte die Website und überwachte die Unternehmensidentität. Durch Stellenstreichung und Aufgabenumverteilung fällt nun auch die komplette Veranstaltungsorganisation in seinen Aufgabenbereich! Seine diesbezüglichen Erfahrungen sind dürftig, die komplette Verantwortung dafür übernehmen zu müssen fast schon beängstigend.

Viel Verantwortung, hoher Zeitaufwand

Neben der großen Verantwortung verlangt ihm die zusätzliche Aufgabe ein hohes Zeitaufkommen ab. Dies ist neben seinen bisherigen Aufgaben praktisch nicht zu bewältigen. Die Situation ist schwierig, doch dem Projekt werden keine weiteren Kollegen zugeordnet.

Die Lösung – professionelle Unterstützung von außen

Nach kurzer Recherche stößt Daniel im Internet auf optimice. optimice hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen die Auslagerung von Veranstaltungsorganisationen zu ermöglichen.

Das erste Telefonat – was ist zu tun?

Der optiMICE-Mitarbeiter stellt Daniel am Telefon fachkundige Fragen, um die Hintergründe der Firmenveranstaltung zu verstehen und den Bedarf richtig einordnen zu können. Das Hotel in der vorgegebenen Stadt muss gewählt und vertraglich fixiert werden. Die Registrierung der Teilnehmer soll zuverlässig und einfach für jeden erfolgen. Zusätzlich muss ein Shuttle von und zum Flughafen sichergestellt sein. Außerdem ist ein auf das Produkt bezogener Galaabend geplant, mit dem verschiedene Komponenten wie Technik, Dekoration, Entertainment, Speisen und Getränke einhergehen. Schließlich werden natürlich auch Hostessen für den „Welcome“ im Hotel benötigt. optiMICE sichert zu, das alles in die Hand zu nehmen und garantiert Daniel zugleich, stets selbst die Kontrolle über das Projekt zu behalten.

optiMICE – die Zusammenarbeit

Während optiMICE seine Arbeit aufnimmt, erhält Daniel eine transparente und übersichtliche Dokumentation über einzelne Arbeitsschritte. Verhandelte Verträge sind mit Notizen versehen, welche im telefonischen Gespräch noch einmal erläutert werden.

Vergünstigungen und Extraleistungen

optimice kommuniziert mit allen Dienstleistern, die am Firmenevent beteiligt sind: Es werden nicht nur die Kosten im Auge behalten, sondern auch Zugeständnisse bei den Stornierungsbedingungen und Extraleistungen, die den Wert der Veranstaltung erhöhen, erzielt. Daniel erfährt so beispielsweise, dass alle Gäste sich über einen Extra-Obstkorb bei der Anreise freuen können und der Empfangscocktail zum Auftakt am Ende nicht berechnet wird.

Die Veranstaltung – ein voller Erfolg!

Schließlich sind alle Anforderungen erfüllt und das Budget eingehalten. Die Veranstaltung wird ein voller Erfolg, alle Beteiligten sind hoch zufrieden.

Der Service von optiMICE – völlig kostenfrei!

Für Daniel als Auftraggeber ist die ihn entlastende Auslagerung der Veranstaltungsorganisation komplett kostenfrei. Optimice erhält sein Honorar durch die Vermittlung der Veranstaltung vom Eventhotel und weiteren Dienstleistern.

Optimice arbeitet international

Daniel ist sehr zufrieden, er wird die Zusammenarbeit auf weitere Projekte ausdehnen. Sollten diese nicht in Deutschland stattfinden, schöpft optiMICE aus einem Netzwerk von 40 internationalen Fachleuten, die ihre Dienstleistungen in gut 90 Ländern der Welt anbieten.

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